Wer heute in den Archiven Dokumente aus alter Zeit besichtigt, denkt in der Regel kaum daran, wie stark sich gerade dabei die Entscheidungen und Handlungen vorangegangener Generationen von Archivaren auswirken. Diese haben den schriftlichen Niederschlag vergangener Verwaltungstätigkeit ins Archiv aufgenommen, in mehr oder weniger geeigneten Behältern untergebracht, und im Idealfall haben sie ihn auch mit Verzeichnissen erschlossen. Vielleicht haben sie aber auch Bestände, die wir heute schmerzlich vermissen oder von deren ehemaligen Existenz wir gar nicht wissen, liquidiert - wobei sie zweifellos nicht weniger als wir von der Überzeugung beseelt waren, umsichtig und verantwortungsvoll zu handeln...

 

Das Fehlen von Unterlagen hat seinen Grund freilich nicht in jedem Fall darin, dass sie im Archiv ausgeschieden wurden. Sehr viel höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie dort gar nie eintrafen, weil man in den Kanzleien der Verwaltung und der Gerichte nicht auf die historische Aussagekraft der Akten achtete. Wieviel Schriftgut als bedeutungslos eingestuft und bei Platznot kurzerhand liquidiert wurde, ist schwer abzuschätzen. Aus diesem Grunde bemühen sich Archivarinnen und Archivare seit geraumer Zeit vermehrt, nicht erst am Schluss des Aktenbildungsprozesses als passive Empfänger zu agieren, sondern schon dort, wo die Akten entstehen, ihre Interessen ins Spiel zu bringen.

 

Vorarchivische Betreuung

 

Man versucht also, die vorarchivische Betreuung zu intensivieren. Dabei ist ein allfällig vorhandenes Archivgesetz oder eine Verordnung zur Schriftgutverwaltung ein nützliches Instrument. In den letzten Jahren haben verschiedene Archive die Schaffung entsprechender Regelungen betrieben. Dabei drängte man insbesondere auf die Verankerung der Anbietepflicht: Die Amtsstellen sollen Schriftgut, das sie nicht mehr dauernd benötigen und zu liquidieren beabsichtigen, dem zuständigen Archiv anbieten müssen. Aber die Existenz gesetzlicher Rahmenbedingungen enthebt die Archive nicht der Aufgabe, zu eruieren, welche Daten aus welchen Amtsstellen als wichtig für die spätere Dokumentierung der entsprechenden Zeit anzusehen sind. Dies geschieht durch vorbereitete, periodische Ämterbesuche und durch Gespräche mit den Schriftgutverantwortlichen der diversen Amtsstellen. Um diese mit den Aufgaben und Wünschen der Archive vertraut zu machen, haben einzelne Archive damit begonnen, sie zu eigentlichen Schulungskursen ins Archiv einzuladen.

 

Eine aufwendige, aber lohnende Massnahme ist die gemeinsame Erarbeitung eines Registraturplanes. Hierbei lernt der Archivvertreter die Aufgaben und das Aktenaufkommen der Dienststelle gut kennen, während die Verwaltungsleute die Optik des Archivs vermittelt bekommen. Der Registraturplan soll insbesondere bei Amtsstellen mit breitem Aufgabenbereich dafür sorgen, unstrukturierte und ungeordnete Aktenablieferungen zu vermeiden.

 

Durch die Einführung der EDV in der Verwaltung hat die vorarchivische Betreuung zusätzlich an Bedeutung gewonnen. Um Datenverluste zu vermeiden, muss heute die Produktion gewisser Dokumente manchmal eigens veranlasst werden. So werden beispielsweise für das Staatsarchiv Luzern von mehreren Amtsstellen Computerlisten (z. B. über erfolgte Lehrabschlussprüfungen oder über die Anzahl der in den Gemeinden vorhandenen Motorfahrzeuge) ausgedruckt, die sonst nur auf elektronischen Speichermedien vorhanden sind und dort nach relativ kurzer Zeit gelöscht oder mutiert werden. In Zukunft werden die Archive vermehrt auch elektronisch gespeichertes Schriftgut übernehmen, was allerdings zahlreiche Probleme inbezug auf die Haltbarkeit der Speichermedien und die Wartung der Lesegeräte aufwirft. Die 1996 im Schosse des VSA gegründete Arbeitsgruppe "Archivierung elektronischer Akten" ist zurzeit daran, ein Inventar der in den schweizerischen Archiven laufenden Projekte zusammenzustellen.

 

Bewertung des Schriftgutes

 

Wenn man die Umtriebe im Archiv möglichst gering halten möchte, so nimmt man die Bewertung des Schriftgutes mit Vorteil schon in den Dienststellen vor. Dies lohnt sich vor allem bei gleichförmigen Massen akten, die durch relativ einfache Auswahlmethoden wesentlich reduziert werden können.

 

Solche mechanischen Prinzipien zur Sampling-Bildung sind beispielsweise die Auswahl jedes fünften oder zehnten Jahrgangs, jedes hundertsten Dossiers oder, bei alphabetisch geordneten Personendossiers, eines bestimmten Anfangsbuchstabens. Feinere Massnahmen bedingen dagegen eine genaue Instruierung der Sachbearbeiter, die die verschiedenen Dossiers durchzukämmen haben. In jedem Falle ist die Triage bei den Dienststellen nur ein Teil der Gesamtbewertung, die zum grössten Teil im Archiv erfolgt, denn die Bewertung ist eine anspruchsvolle archivarische Tätigkeit. Sie ist jedoch absolut unerlässlich: Die in den letzten Jahrzehnten - trotz des viel beredeten "papierlosen Büros" - produzierten Aktenmassen können schon aus Platzgründen nicht integral übernommen werden, und nur ein nach möglichst zweckdienlichen Kriterien reduziertes Aktenmaterial ist sowohl für die Verwaltung selber wie für die spätere Forschung überhaupt benutzbar. Damit sind wir wieder beim problematischen Thema der Aktenvernichtung, in der Fachsprache "Kassation" genannt, dem Archivarin und Archivar weder mit zuviel noch mit zuwenig Entscheidungsfreude begegnen sollten.

 

Die Erarbeitung von Kassations-Kriterien, die nachvollziehbar und praktikabel sein sollten, ist schwierig und umstritten. Nachdem das früher noch weitgehend unbekümmert eingesetzte archivarische Fingerspitzengefühl wenigstens in der Theorie kaum mehr vertreten wird, dreht sich die Diskussion vor allem um inhaltliche oder formale Bewertungsmethoden wie positive Wertauslesen, Dokumentationspläne oder Priorisierungen von Amtsstellen. In den letzten Jahren erlebte die Theorie des amerikanischen Archivars Theodore R. Schellenberg eine Renaissance. Schellenberg unterscheidet zwischen dem Primärwert (für die bearbeitende Behörde) und dem Sekundärwert (für die spätere Forschung) der Akten, wobei für den Sekundärwert nicht nur der Informationsgehalt über bestimmte Objekte, sondern auch die sogenannte Evidenz, d.h. der Nachweis über Zuständigkeit und Arbeitsweise der Behörde, eine Rolle spielt.

 

Nützliche Dienste bei der Bewertung des Schriftgutes zahlreicher Verwaltungsbereiche bieten die von der Koordinationskommission des VSA ausgearbeiteten Berichte und Empfehlungen. Diese seit 1980 bestehende Arbeitsgruppe unternimmt Forschungen zum Schriftgut im Schnittbereich von Bund und Kantonen mit dem Ziel, Überlieferungslücken, aber auch Doppelspurigkeiten zwischen Bundesarchiv und Staatsarchiven zu verhindern.

 

Erschliessung

 

Das bei den Amtsstellen erhobene und in der Folge bewertete Schriftgut erhält im Archiv eine je nach Vorgehensweise provisorische oder definitive Signatur. Die Zuteilung dieses Kennzeichens, die in einer Übersicht festgehalten wird, stellt bereits die erste Stufe der Erschliessung dar. Je nach Priorität und vorhandener Kapazität erfolgt früher oder später die definitive Erschliessung mittels eines Verzeichnisses. Dieses sollte nicht nur Angaben zum Inhalt der Ablieferung, sondern auch zu den Aufgaben und Wirkungsweisen der abliefernden Amtsstelle enthalten.

 

Bei der Erschliessung erhalten die Akten eine Signatur. In der Regel wird das Schriftgut gleichzeitig zur Verzeichnung in die Verpackungsmaterialien des Archivs (Mäppchen und Archivschachteln) überführt. Durch diesen Prozess des Verzeichnens und Verpackens wird das Verwaltungsschriftgut zum Archivgut. Die Erschliessungsarbeit gilt als zentrale archivarische Aufgabe, was jedoch nicht verhindert, dass sie oftmals vordergründig dringlicheren Aktivitäten zu weichen hat. In Ausnahmefällen erledigt die Amtsstelle das Verzeichnen und Verpacken selber. Dies bedingt allerdings eine intensive Beratung und Begleitung durch das Archiv.

 

Die Intensität der Erschliessung kann je nach Archivbestand stark variieren. Da das Ziel, sämtliche Ablieferungen bis auf Dossier-Ebene zu verzeichnen, kaum zu verwirklichen ist, behilft man sich meist damit, einzelne wichtige Ablieferungen bevorzugt zu erschliessen. Als Grundsatz gilt, dass der Informationsgehalt den Erschliessungsaufwand rechtfertigen sollte. Der unterschiedlichen Erschliessungstiefe entspricht die Vielfalt der Findmittel, die vom Archivführer mit seinen Bestandesübersichten bis zum Urkundenregest gehen kann. Verzeichnisse von grösserer Bedeutung sollten publiziert werden.

 

In einzelnen Verzeichnissen wird der Aktenbestand so ausführlich kommentiert, dass man bereits von Forschungsberichten sprechen kann. Die Publikation von Forschungsergebnissen hat übrigens in vielen Archiven Tradition.

 

Konservierung

 

Mit der Verpackung des Schriftgutes ist auch das Thema Konservierung angesprochen. Zusammen mit objektgerechten Lagerungsbedingungen und Vorsichtsmassnahmen bei der Nutzung trägt die adäquate Ver packung zur prophylaktischen, Schäden vermeidenden Bestandserhaltung bei. Insbesondere für die Bestände vor 1850 werden mittlerweile vorwiegend säurefreie Materialien benutzt. Die Massenentsäuerung, welche noch vor einigen Jahren als konservatorische Globallösung betrachtet wurde, wird heute inbezug auf Machbarkeit wie auch Wirksamkeit bedeutend nüchterner eingeschätzt. Jedenfalls sind durch sie herkömmliche Massnahmen wie die Sicherheitsverfilmung nicht überflüssig geworden. In vielen Archiven werden deshalb gefährdete und häufig benutzte Archivalien weiterhin auf Mikrofilm aufgenommen und sind dann in der Regel nur noch in dieser Form zugänglich. Von der Problematik der Bestandserhaltung sind Archive und Bibliotheken in ähnlicher Form betroffen.

 

Restaurierung

 

Während einige der konservierenden Massnahmen den gesamten Archivbestand umfassen, betrifft die Restaurierung nur einen kleinen Teil der Archivalien. Die Tätigkeit des Restaurators oder der Restauratorin hat gezwungenermassen die Züge einer "Spitzenmedizin". Glücklicherweise sind bei der überwiegenden Mehrheit des Archivguts keine restauratorischen Arbeiten nötig. Doch selbst von jenen Archivalien, welche von einer oder mehreren der mannigfaltigen Schädigungen betroffen sind, kann der Restaurator, die Restauratorin aus Kapazitätsgründen in der Regel nur einen nach bestimmten Kriterien ausgewählten Teil wiederherstellen. Beim Rest muss man sich darauf beschränken, den Status quo zu bewahren und weitere Schädigungen möglichst zu verhindern. Was das Vorgehen anbelangt, so hat sich in markantem Gegensatz zur früheren Praxis unter anderem der Grundsatz durchgesetzt, dass restauratorische Massnahmen erstens deutlich sichtbar und zweitens reversibel sein sollten.

last update: 12.07.2005