Auf Vorschlag des Vorstandes haben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Jahresversammlung in Bellinzona am 10. September 1998 beschlossen, den Kodex für Archivarinnen und Archivare, so wie er im September 1996 anlässlich des Internationalen Archivkongresses in Peking angenommen worden war, zu akzeptieren. Die Kollektivmitglieder stimmten einstimmig, die Einzelmitglieder mit einer einzigen Gegenstimme zu.

 

Um die Bedeutung dieses Textes in einem nicht zentralisierten, multikulturellen und vielsprachigen Land wie der Schweiz mit ihren vielfältigen administrativen und archivischen Strukturen zur Geltung zu bringen, veröffentlicht der Vorstand den Kodex in drei der vier Landessprachen: deutsch, französisch und italienisch. In Anbetracht der zahlreichen in der Schweiz niedergelassenen internationalen Organisationen, von denen einige enge Beziehungen zum VSA unterhalten und zum Teil selbst Verbandsmitglieder sind, hat der Vorstand auch die englische Version miteinbezogen.

 

Der Vorstand hofft, dass der Kodex als moralisch verbindliche Grundlage die Selbständigkeit, die Reife, die Glaubwürdigkeit und den beruflichen Zusammenhalt der Archivarinnen und Archivaren in der Schweiz stärkt und zu einem Instrument ihrer Legitimität wird.

 

Vorwort

 

01. Ein Kodex ethischer Grundsätze für Archivarinnen und Archivare soll hohe Verhaltensmassstäbe für den Beruf des Archivars/der Archivarin setzen.

 

Er soll neue Angehörige des Berufsstandes mit diesen Massstäben vertraut machen, erfahrene Archivarinnen und Archivare an ihre berufliche Verantwortung erinnern und das Vertrauen der Öffentlichkeit in diesen Beruf stärken.

 

02. Die Bezeichnung «Archivar», «Archivarin» soll, soweit sie in diesem Kodex verwendet wird, alle Personen umfassen, die mit der Aufsicht, Betreuung, Bewahrung, Erhaltung und Verwaltung von Archiven befasst sind.

 

03. Institutionen, in denen Archivarinnen und Archivare beschäftigt sind, und Archivverwaltungen sollten zur Annahme von Grundsätzen und Verfahren ermutigt werden, die die Umsetzung dieses Kodex erleichtern.

 

04. Dieser Kodex soll Angehörigen des Berufsstandes einen ethischen Orientierungsrahmen und keine spezifischen Lösungen für bestimmte Probleme bieten.

 

05. Alle Grundsätze werden durch einen Kommentar ergänzt; Grundsätze und Kommentar gemeinsam bilden den Kodex als Ganzes.

 

06. Die Einführung des Kodex hängt von der Bereitschaft der Archiv-Institutionen und Archivarsverbände ab, ihn in die Praxis umzusetzen. Dieses mag in Form von Ausbildungsmassnahmen geschehen und durch die Schaffung von Instrumentarien, die es erlauben, sich daran in Zweifelsfällen zu orientieren, danach unehrenhaftes Verhalten aufzudecken oder, falls es für angemessen erachtet wird, auch Sanktionen aufzuerlegen.

 

Kodex

 

1. Archivarinnen und Archivare haben die Integrität von Archivgut zu schützen und auf diese Weise zu gewährleisten, dass es ein zuverlässiger Beweis der Vergangenheit bleibt.

 

Die wichtigste Aufgabe der Archivarinnen und Archivare besteht darin, die Unversehrtheit der von ihnen verwalteten und verwahrten Unterlagen zu erhalten. Bei der Erfüllung dieser Aufgabe müssen sie die legitimen, aber manchmal auch widersprechenden Rechte und Interessen von früheren, gegenwärtigen und zukünftigen Dienstherren, Eigentümern, Betroffenen und Archivbenutzern berücksichtigen. Objektivität und Unparteilichkeit bestimmen das Mass ihrer Fachlichkeit. Sie müssen Druck von welcher Seite auch immer widerstehen, Beweismaterial zur Verschleierung oder Verdrehung von Tatsachen zu manipulieren.

 

2. Archivarinnen und Archivare haben Archivmaterial in seinem historischen, rechtlichen und administrativen Kontext zu bewerten, auszuwählen und aufzubewahren, um so das Provenienzprinzip zu bewahren und die ursprünglichen Zusammenhänge der Schriftstücke zu erhalten und zu verdeutlichen.

 

Archivarinnen und Archivare müssen in Übereinstimmung mit allgemein anerkannten Grundsätzen und Verfahren handeln. Archivarinnen und Archivare müssen ihre Aufgaben und Funktionen nach allgemein anerkannten Archivierungsgrundsätzen wahrnehmen in Hinblick auf die Bildung, Führung und Bewertung von Registraturen und Altakteien, einschliesslich der elektronischen und multimedialen Überlieferung, in Hinblick auf die Auswahl und Übernahme von Aktenmaterial in archivische Verwahrung, in Hinblick auf die Sicherung und Bestandserhaltung der ihnen anvertrauten Archive sowie hinsichtlich der Bestandsbildung, Verzeichnung, Publikation und allgemeinen Nutzung dieser Unterlagen. Archivarinnen und Archivare müssen Dokumente unparteiisch bewerten und sich dabei auf gründliche Kenntnisse der in ihrer Institution üblichen administrativen Erfordernisse oder ihrer Übernahmepolitik stützen. Sie müssen die zur Aufbewahrung ausgewählten Dokumente nach archivfachlichen Grundsätzen (nämlich dem Provenienzprinzip und dem Grundsatz der ursprünglichen Ordnung) und nach anerkannten Richtlinien so schnell, wie es ihre Mittel erlauben, ordnen und verzeichnen. Archivarinnen und Archivare haben sich bei der Übernahme von Dokumenten an den Zielen und Mitteln ihrer Institution zu orientieren. Sie dürfen keine Erwerbungen anstreben oder akzeptieren, wenn diese die Integrität oder Sicherheit der Dokumente gefährden würden; sie müssen vielmehr mit anderen Archivarinnen und Archivaren zusammenarbeiten, um die Aufbewahrung dieser Dokumente in dem am besten geeigneten und angemessenen Archiv sicherzustellen. Archivarinnen und Archivare sollen bei der Rückführung verschleppten Archivguts zusammenwirken.

 

3. Archivarinnen und Archivare haben die Authentizität der Schriftstücke während der Bearbeitung, Aufbewahrung und Benutzung zu schützen.

 

Archivarinnen und Archivare haben sicherzustellen, dass der archivische Wert von Schriftstücken, einschliesslich der elektronischen und multimedialen Überlieferung, weder bei der archivarischen Bewertung, Ordnung und Verzeichnung noch bei Konservierungsmassnahmen und der Benutzung beeinträchtigt wird. Wenn Stichprobenverfahren anzuwenden sind, darf die Auswahl nur aufgrund bewährter Methoden und gesicherter Kriterien erfolgen. Ein Ersatz von Originalen durch Mikroformen darf nur unter Berücksichtigung ihres juristischen, quellenkundlichen und informatorischen Werts geschehen. Wenn Geheimhaltungsbestimmungen unterliegende Dokumente vorübergehend aus einer Akte entfernt wurden, muss dies dem Benutzer/der Benutzerin mitgeteilt werden.

 

4. Archivarinnen und Archivare haben die fortwährende Benutzbarkeit und Verständlichkeit des Archivguts sicherzustellen.

 

Archivarinnen und Archivare haben aufzubewahrende oder zu vernichtende Unterlagen vorrangig daraufhin auszuwählen, dass die wesentlichen Zeugnisse von Aktivitäten derjenigen Personen oder Institutionen gesichert werden, bei denen die Dokumente erwuchsen und verwaltet wurden; sie müssen jedoch auch wechselnde Forschungserfordernisse bedenken. Archivarinnen und Archivare müssen sich darüber im Klaren sein, dass der Erwerb von Dokumenten zweifelhaften Ursprungs, so interessant sie auch sein mögen, einen illegalen Handel begünstigen könnte. Sie sollen zur Festnahme und strafrechtlichen Verfolgung von Personen, die des Diebstahls von Archivdokumenten verdächtig sind, mit anderen Archivarinnen und Archivaren und mit Strafverfolgungsbehörden zusammenarbeiten.

 

5. Archivarinnen und Archivare haben Aufzeichnungen über ihre Bearbeitung von Archivgut zu führen und müssen in der Lage sein, diese zu begründen.

 

Archivarinnen und Archivare haben sich von der Entstehung bis zur archivischen Nutzung von Unterlagen für gute Verhältnisse in der Aktenführung und -ablage einzusetzen und mit Aktenbildnern und Registratoren bei der Entwicklung neuer Standards und Informations- und Managementverfahren zusammenzuarbeiten. Sie haben sich nicht nur mit der Übernahme vorhandener Dokumente zu befassen, sondern ebenso sicherzustellen, dass moderne Informations- und Archivierungssysteme von Anfang an auch geeignete Verfahren enthalten, die der Bewahrung wertvoller Unterlagen angemessen sind. Bei Verhandlungen mit Vertretern der abgebenden Behörden oder den Eigentümern archivwürdiger Unterlagen haben Archivarinnen und Archivare abgewogene Entscheidungen anzustreben, die sich - soweit anwendbar - auf eine vollständige Berücksichtigung nachfolgender Faktoren gründen: Übertragungs-, Schenkungs- oder Verkaufsvollmachten, finanzielle Vereinbarungen und Begünstigungen, Bearbeitungspläne, Copyright und Zugangsbedingungen. Archivarinnen und Archivare haben einen ständigen schriftlichen Nachweis über Akzessionen, Aufbewahrungsverhältnisse und alle archivischen Arbeiten insgesamt zu führen.

 

6. Archivarinnen und Archivare haben sich für die weitest mögliche Benutzung von Archivalien einzusetzen und eine unparteiische Dienstleistung gegenüber allen Benutzern zu gewährleisten.

 

Archivarinnen und Archivare sollen sowohl allgemeine als auch besondere Findmittel für alle von ihnen verwahrten Unterlagen herstellen, je nach dem wie es für diese am besten angemessen ist. Sie haben allen Benutzerinnen und Benutzern unparteiischen Rat zu bieten und ihre verfügbaren Mittel für ein stets ausgewogenes Dienstleistungsangebot einzusetzen. Archivarinnen und Archivare sollen höflich und hilfsbereit auf alle zumutbaren Anfragen hinsichtlich ihrer Bestände antworten und die Benutzung des Archivs in möglichst grossem Umfang fördern, vorausgesetzt, dass dies mit den Grundsätzen ihrer Institutionen, mit der Erhaltung der Bestände, mit der Wahrung von rechtlichen Aspekten und des Datenschutzes sowie mit Schenkungsverträgen vereinbar ist. Sie haben möglichen Benutzerinnen und Benutzern geltende Einschränkungen zu erläutern und diese gleichmässig gerecht anzuwenden. Archivarinnen und Archivare haben unangemessenen Zugangs- und Nutzungsbeschränkungen entgegenzuwirken, dürfen jedoch klar umrissene Einschränkungen von begrenzter Dauer als Bedingung für den Erwerb von Dokumenten anregen und akzeptieren. Archivarinnen und Archivare haben alle zum Zeitpunkt der Übernahme getroffenen Vereinbarungen gewissenhaft einzuhalten und unvoreingenommen anzuwenden. Im Interesse eines liberalen Zugangs sollen sie die Bedingungen aber eventuellen Änderungen der Umstände entsprechend stets neu verhandeln.

 

7. Archivarinnen und Archivare haben sowohl die Zugänglichkeit als auch den Datenschutz ihrer Unterlagen zu respektieren und dabei im Rahmen der bestehenden Gesetzgebung zu handeln.

 

Archivarinnen und Archivare haben darauf zu achten, dass sowohl korporative und persönliche Schutzrechte als auch die nationale Sicherheit gewährleistet werden, ohne dass eine Vernichtung von Informationen erfolgt. Dies gilt insbesondere für elektronische Aufzeichnungen, bei denen Aktualisierung und Löschung allgemein übliche Verfahren sind. Archivarinnen und Archivare haben Datenschutz und Persönlichkeitsrechte derjenigen zu respektieren, die Verfasser oder Betroffene von Unterlagen sind, insbesondere wenn diese Personen keinen Einfluss auf die Nutzung und weitere Verwendung des Materials haben.

 

8. Archivarinnen und Archivare haben das spezielle Vertrauen, das ihnen entgegengebracht wird, im Interesse der Allgemeinheit zu gebrauchen und alles zu unterlassen, ihre Stellung zum ungerechten Vorteil für sich oder andere zu nutzen.

 

Archivarinnen und Archivare müssen Tätigkeiten unterlassen, die ihrer beruflichen Integrität, Objektivität und Unparteilichkeit Abbruch tun könnten. Sie dürfen keinen finanziellen oder sonstigen persönlichen Vorteil aus einer Tätigkeit ziehen, wenn dadurch Institutionen, Benutzerinnen und Benutzern, Kolleginnen oder Kollegen Schaden zugefügt wird. Archivarinnen und Archivare dürfen aus Eigeninteresse weder Originaldokumente sammeln noch an irgendeiner Form des Archivalienhandels teilnehmen. Sie haben Aktivitäten zu vermeiden, die in der öffentlichen Meinung den Anschein eines Interessenkonflikts aufkommen lassen könnten. Archivarinnen und Archivare dürfen Bestände ihrer Institution für private Forschungsarbeiten und Veröffentlichungen nutzen, vorausgesetzt, dass dies unter den gleichen Bedingungen erfolgt wie bei anderen Benutzerinnen und Benutzern derselben Bestände. Sie dürfen keine Informationen verwenden oder veröffentlichen, die aus der Arbeit mit Beständen stammen, die Zugangsbeschränkungen unterliegen. Sie haben darauf zu achten, dass ihre privaten Forschungs- oder Publikationsinteressen nicht mit der ordnungsgemässen Durchführung fachlicher oder dienstlicher Aufgaben kollidieren, für die sie eingestellt wurden. Bei der Benutzung von Aktenbeständen ihrer eigenen Institution dürfen Archivarinnen und Archivare ihre Kenntnisse über unveröffentlichte Forschungsergebnisse nur dann verwenden, wenn sie den betreffenden Wissenschaftler/die betreffende Wissenschaftlerin vorher über die von ihnen beabsichtigte Verwendung informiert haben. Archivarinnen und Archivare können die ihr Fachgebiet betreffenden Werke anderer rezensieren und kommentieren, einschliesslich der Arbeiten, die sich auf Dokumente ihrer Institutionen gründen. Archivarinnen und Archivare dürfen nicht zulassen, dass Berufsfremde sich in ihre Aufgaben und Pflichten einmischen.

 

9. Archivarinnen und Archivare haben stets die Entwicklung ihres beruflichen Könnens durch systematische und ständige Fort- und Weiterbildung ihrer Berufskenntnisse zu verfolgen und die Ergebnisse ihrer Forschungen und Erfahrungen mit anderen zu teilen.

 

Archivarinnen und Archivare sollen sich ständig um die Weiterentwicklung ihres Berufsverständnisses und Fachwissens bemühen, zur Erweiterung der Kenntnisse ihres Berufsstandes beitragen und sicherstellen, dass die Personen, für deren Ausbildung oder Tätigkeit sie verantwortlich sind, darauf vorbereitet werden, ihre Aufgaben fachkundig zu erledigen.

 

10. Archivarinnen und Archivare haben die Erhaltung und Benutzung der dokumentarischen Überlieferung der Welt in vertrauensvoller Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen ihres Faches und anderer Berufe nachhaltig zu fördern.

 

Archivarinnen und Archivare sollen bestrebt sein, die Kooperation mit Berufskollegen zu fördern, Konflikte mit ihnen zu vermeiden und Schwierigkeiten unter Beachtung archivischer Regeln und berufsethischer Grundsätze zu lösen. Archivarinnen und Archivare sollen mit Kolleginnen und Kollegen verwandter Berufe auf der Grundlage von gegenseitigem Respekt und Verständnis zusammenarbeiten.

 

Angenommen von der Generalversammlung des Internationalen Archivkongresses am 6. September 1996 in Peking.

 

Deutsche Übersetzung: Dr. Reimer Witt, Landesarchiv Schleswig Holstein.

Stand: Januar 1997.

Sprachliche Gleichbehandlung der Geschlechter: Redaktion VSA

Les enjeux d'un Code de déontologie pour les archivistes. Die Bedeutung eines «Code of Ethics» für den Archivarsberuf, par divers auteurs, in: Arbido 10, 1997, S. 10-23.

 

Gilbert Coutaz, L'urgence d'un code de déontologie pour les archivistes suisses, dans: Revue suisse d'histoire 47, 1997, 3, pp. 278-285.

 

La déontologie des archivistes: Actes de la journée d'étude de l'Association des archivistes français, Paris, 31 janvier 1992, dans: La Gazette des Archives, Paris, no 157, 2e trimestre 1992, pp. 77-133.

 

Une déontologie: pourquoi?: Actes de la journée d'étude du 6 novembre 1992, Interassociation ABCD, ouvrage coordonné par Jean Meyriat, Paris, ADBS Editions, 1994, 99 p.

 

Marc Jean, Ethique et déontologie: Pour une reconnaissance sociale optimale de la profession d'archiviste, dans Archives, Sillery (Québec), Association des archivistes du Québec, vol. 27, no. 1, 1995, pp. 45-53.

 

Charles Kecskémeti, Un nouveau chantier pour la profession: la déontologie archivistique, in: Der Archivar, Düsseldorf, 49, 1996, H.4, S. 592-599.

 

-> Englische Version "Code of ethics"

last update: 04.08.2006