Die Überlieferungsbildung ist eine Kernverantwortung für Archivarinnen und Archivare. Die überlieferten Unterlagen entscheiden über das Bild, welches sich zukünftige Generationen von unserer Zeit machen können. Die Überlieferungsbildung beeinflusst jedoch auch die Bindung von Ressourcen und damit die strategischen Rahmenbedingungen archivischer Arbeit. Sie ist eng verbunden mit der Frage der Bewertung.

Der VSA setzt deshalb eine Arbeitsgruppe ein, die sich mit Fragen der Bewertung staatlicher Unterlagen beschäftigt. Sie soll in diesem Bereich Transparenz schaffen und die fachliche Bewertungskompetenz von Archivarinnen und Archivaren fördern. Die Arbeitsgruppe erhält folgendes Mandat:

Die Arbeitsgruppe Bewertung:

• fördert den gegenseitigen Austausch von konkreten Bewertungsentscheiden und -modellen in staatlichen Archiven;
• erarbeitet Bewertungsmodelle und Archivierungsempfehlungen, die innerhalb des VSA und darüber hinaus zur Diskussion gestellt werden;
• erarbeitet Vereinbarungen betreffend der Überlieferung von Unterlagen interkantonaler und interkommunaler Organisationen und Institutionen;
• widmet sich der Problematik bei der Überlieferung digitaler Unterlagen mit Schwerpunkt auf den inhaltlichen Aspekten;
• macht den Vorstand oder andere Arbeitsgruppen des VSA auf neue Entwicklungen in Gesetzgebung und Verwaltung aufmerksam, welche die Überlieferungsbildung staatlicher Unterlagen stark beeinflussen;
• fördert die Diskussionen mit Vertreter/innen der Forschung und anderen Nutzer/innenkreisen.

Die Arbeitsgruppe Bewertung ist dem Vorstand des VSA unterstellt. Die erarbeiteten Modelle, Empfehlungen und Vereinbarungen werden dem Vorstand zur Genehmigung vorgelegt. Wo immer möglich, wird die Zusammenarbeit mit anderen Kommissionen und Arbeitsgruppen des VSA gesucht. Die Arbeitsgruppe steht Archivarinnen und Archivaren aller drei staatlichen Ebenen (Bund, Kantone und Gemeinden) offen, die sich in ihrer täglichen Arbeit mit Bewertungsfragen beschäftigen. Bei Bedarf können auch Personen einbezogen werden, die nicht der Arbeitsgruppe angehören.