La maîtrise des conditions présidant aux versements d’archives constitue une des tâches centrales qui incombent aux archivistes. Les documents archivés participent directement de l'image que les générations futures pourront se faire de notre temps. La construction des versements d’archives influence aussi la coordination des ressources et les conditions stratégiques de la pratique archivistique. Elle est par conséquent étroitement liée à la question de l'évaluation.

L’AAS met donc en place un groupe de travail chargé des questions de l'évaluation des archives au sein de la fonction publique. Dans ce domaine, elle vise à la transparence et compte favoriser les compétences techniques des archivistes en matière d’évaluation.

Le groupe de travail reçoit donc le mandat qui suit:

Le groupe de travail Evaluation

• favorise l'échange mutuel sur les pratiques concrètes et les modèles d'évaluation des archives publiques;
• élabore des modèles d'évaluation et des recommandations en matière d'archivage, à discuter tant à l’intérieur de l'AAS qu’en dehors de l’association;
• elabore des modèles d’accord concernant les versements d’archives d’institutions et organisations inter cantonales et inter communales pour rationaliser le travail et éviter les doublons
• réfléchit à la problématique de la transmission numérique des documents en mettant l'accent sur les contenus;
• renseigne le comité ou d'autres groupes de travail de l'AAS sur les nouveaux développements de la législation et de l'activité des administrations, pour tout ce qui peut influencer les conditions de versements d’archives publiques;
• favorise les discussions avec les représentants et représentantes de la recherche de même qu’avec les autres utilisateurs ou utilisatrices concernés.

Le groupe de travail Evaluation est subordonné au comité de l'AAS. Les modèles élaborés, les conseils et les accords passés seront soumis au comité de l’AAS. Dans la mesure du possible, la collaboration avec d'autres commissions et groupes de travail de l’AAS sera recherchée. Le groupe de travail est composé d’archivistes représentant les trois niveaux de l’administration publique (confédération, cantons et communes) et qui, dans leur action quotidienne, sont concernés par les questions d'évaluation. En cas de besoin, des personnes qui ne sont pas membres du groupe de travail, peuvent participer aux travaux.