Résumé

Situation de départ

 

Nombre d'Archives d'Etat prennent en charge les archives des Conférences des Directeurs cantonaux, qu'elles conservent en tant que lieu de dépôt définitif les documents des organismes concernés, ou qu'elles encadrent et conseillent sur les questions archivistiques les Conférences, qui se chargent d'archiver elles-mêmes leurs documents.

Les fonds d'archives des Conférences sont généralement traités comme des deposita (lat.; dépôts) par les Archives d'Etat qui les prennent en charge, c'est-à-dire que les documents restent la propriété des Conférences, tandis que les Archives d'Etat fournissent des prestations - dans l'intérêt général habituellement gratuites - telles que mesures de mise en valeur et préservation des fonds, etc.

La relation de confiance s'appuie généralement sur de simples déclarations d'intention entre la Conférence et le service d'archives, déclarations qui ni ne fixent les droits et obligations réciproques, ni ne prévoient le cas où une Conférence pourrait se dissoudre d'elle-même ou transférer ses fonds d'archives.

 

Objectif de ce document

 

Le contrat-type qui suit doit être une source d'inspiration pour les Archives d'Etat chargées de la prise en charge, tout en leur offrant la possibilité d'établir des bases plus sûres et mat-ériellement satisfaisantes pour leurs relations avec les Conférences dépositaires. Ceci sans que la moindre contribution financière doive - en cas normal - être versée.

II reste naturellement réservé aux parties contractantes de choisir une autre formulation rela-tivement à l'indemnisation financière (ainsi que pour tous les autres points de ce projet) des prestations fournies par le service d'archives, telle qu'elle est définie à l'article 4, voire même d'omettre ce point. La question de l'indemnisation devrait cependant être abordée, ne serait-ce que dans l'intérêt de l'identité archivistique professionnelle.