Quand on consulte aujourd'hui d'anciens documents d'archives, on ne pense guère qu'ils doivent beaucoup aux décisions et à l'action des générations d'archivistes qui les ont conservés. Ces derniers ont accueilli dans leurs fonds la trace écrite de l'activité administrative, l'ont conservée sous une forme plus ou moins adaptée, et l'ont parfois inventoriée. Sans doute ont-il aussi liquidé des fonds dont nous regrettons aujourd'hui amèrement la disparition, ou dont nous ignorons jusqu'à l'existence - en quoi ils étaient convaincus tout autant que nous le sommes d'agir de façon aussi diligente que responsable...

 

L'absence de documents n'est pas due au seul fait qu'on ait décidé de ne pas les archiver. Vraisemblablement, elle tient à ce que, dans les chancelleries et les tribunaux, on ne pensait pas que ces actes avaient une valeur historique. Il est difficile d'estimer la quantité de papiers qui, jugés insignifiants, furent simplement liquidés par manque de place. Aussi les archivistes se soucient-ils depuis quelque temps de ne plus intervenir à la fin du processus d'élaboration des documents, mais de faire valoir leurs intérêts au moment où ils se constituent.

 

Préarchivage

 

On s'efforce donc d'intensifier le préarchivage, en s'appuyant sur l'existence éventuelle d'une loi sur les archives ou d'un règlement relatif à la gestion des fonds. Au cours des dernières années, diverses institutions ont contribué à l'élaboration de tels règlements, qui insistent particulièrement sur l'obligation d'offre: les administrations sont tenues d'offrir aux archives compétentes les pièces dont elles n'ont plus besoin et qu'elles envisagent de liquider. Mais l'existence de ces dispositions légales ne dis pense pas les archives de rechercher quelles données, relevant de telle ou telle administration, peuvent être considérées comme importantes pour la documentation ultérieure. On y parvient en se rendant périodiquement dans les services administratifs et en entretenant des contacts suivis avec les responsables de l'écrit dans ces services. On commence même à les inviter à de véritables cours de formation pour les sensibiliser aux devoirs et aux souhaits des Archives.

 

Une mesure utile en la matière est constituée par l'établissement d'un plan de classement. Cette procédure permet au représentant des Archives de connaître les activités et la production de documents d'un service, tandis que les employés de l'administration se familiarisent avec l'optique des Archives. Dans les services dont l'activité est très large, le plan d'enregistrement permet d'éviter le désordre dans la livraison des pièces.

 

L'introduction de l'informatique dans l'administration a renforcé l'importance du préarchivage. Pour éviter des pertes de données, il convient maintenant de susciter la production de certains documents. C'est ainsi par exemple que pour les Archives d'Etat de Lucerne, plusieurs administrations impriment des listes (concernant p. ex. les examens de fins d'études ou le nombre de véhicules dans les communes) qui n'existent plus normalement que sur support informatique, et qui sont ou effacées après quelque temps, ou constamment mises à jour. A l'avenir, les archives accueilleront davantage de documents sur support informatique, ce qui pose de nombreux problèmes relatifs à la longévité de ces supports et à l'entretien des équipements de lecture qui leur correspondent. Le groupe de travail "archivage des documents électroniques" qui s'est constitué en 1996 au sein de l'AAS est en train de dresser un inventaire des projets en cours dans les Archives suisses.

 

Evaluation des fonds

 

Pour maîtriser les archives, on a intérêt à entreprendre l'évaluation des fonds dans les services administratifs. C'est notamment le cas pour les documents répétitifs produits en masse, dont le volume peut être notablement réduit par des méthodes de sélection assez simples.

 

On peut recourir à l'échantillonnage, en choisissant une année sur cinq, un dossier sur cent, ou, pour les dossiers alphabétiques, une lettre de l'alphabet. Un échantillonnage plus fin nécessite une formation plus poussée du personnel. De toute façon, le triage qui intervient dans les services n'est qu'une part de l'évaluation globale qui se fait au siège des archives, car l'évaluation est un aspect particulièrement délicat de l'activité de l'archiviste. Elle est pourtant indispensable. Malgré l'existence souvent évoquée des "bureaux sans papier", la masse de documents produits au cours des dernières années ne saurait, pour des raisons de place, être intégralement conservée, et seuls des fonds réduits en fonction de critères d'utilisation ultérieure seront gérables aussi bien par l'administration que par la recherche future. On en revient donc au thème problématique de la destruction des documents, que l'archiviste doit envisager sans trop de hâte, mais sans trop d'hésitation non plus.

 

La mise au point de critères d'élimination qui soient compréhensibles et praticables est difficile et contestée. Alors qu'on s'en remettait naguère au doigté de l'archiviste, on est aujourd'hui à la recherche de méthodes d'évaluation liées au choix de valeur positive, aux plans de documentation et à l'établissement d'un ordre de priorité des administrations. Depuis quelques années, on s'intéresse de nouveau à la théorie de l'archiviste américain Théodore R. Schellenberg. Schellenberg distingue la valeur primaire (pour les producteurs d'archives) et la valeur secondaire (pour la recherche future) des documents. La valeur secondaire ne se réfère pas seulement au potentiel d'information sur des objets précis, mais également à ce qu'il appelle la valeur de preuve au sens historique du terme, c'est-à-dire ce qui révèle les compétences et la façon de travailler des organismes producteurs d'archives.

 

En matière d'évaluation des fonds de nombreuses administrations, on peut s'inspirer utilement des rapports et des recommandations préparés par la commission de coordination de l'AAS. Ce groupe de travail qui existe depuis 1980 entreprend des recherches dans les domaines qui concernent à la fois la Confédération et les cantons, dans le but d'éviter aussi bien les lacunes que les doublets dans les archives fédérales et cantonales.

 

Classement et inventaire

 

Les fonds versés par les services administratifs sont dotés aux Archives, après évaluation, d'une cote provisoire ou définitive. L'attribution de cette marque distinctive, qui doit figurer dans une liste, constitue la première étape de la mise à disposition. En fonction des priorités et des possibilités, on passera ensuite au traitement définitif, qui comporte l'établissement d'un inventaire. Dans ce dernier figurent des indications de contenu, ainsi que des précisions sur les tâches et les modes de fonctionnement du service qui dépose les documents.

 

Lors du classement, les pièces sont munies d'une cote, en général au moment où elles sont déposées dans un contenant (chemise ou boîte d'archives). C'est le classement et le conditionnement qui transforment des papiers administratifs en un fonds d'archives. Ce traitement, qui rend possible la communication des documents, est le travail principal des archivistes, ce qui n'exclut pas qu'ils aient parfois à se consacrer à des activités plus urgentes. Exceptionnellement, l'administration procède elle-même à la description et au conditionnement. Dans ce cas, ce travail doit être suivi de très près par les archivistes.

 

L'importance de l'inventaire varie suivant les fonds. Comme on ne saurait inventorier tous les versements jusqu'au niveau du dossier, on privilégie certaines livraisons importantes. Le principe est qu'il faut proportionner l'importance de l'inventaire à l'intérêt du contenu. A ces différences correspond la variété des instruments de recherche, qui peuvent aller du guide des archives (comportant un aperçu des fonds) au regeste ou résumé des documents individuels. Les inventaires importants devraient être publiés.

 

Certains inventaires sont si détaillés qu'ils s'apparentent à un travail de recherche. Bien des dépôts d'archives ont du reste l'habitude de publier les résultats de leurs travaux.

 

Conservation

 

Le conditionnement des fonds pose le problème de leur conservation. Au même titre qu'un stockage adéquat et des précautions d'utilisation, un conditionnement adéquat contribue à une conservation prophylactique des fonds. Pour les documents d'avant 1850, on recourt pour l'instant surtout à des matériaux sans acide. La désacification en masse, envisagée il y a quelques années comme la solution globale de tous les problèmes de conservation, n'est plus considérée comme une panacée. C'est pourquoi on continue à pratiquer le micro- filmage de documents fragiles et souvent consultés, qui dès lors ne sont plus accessibles que sous cette forme. Ces questions de conservation concernent les bibliothèques autant que les archives.

 

Restauration

 

Alors que certaines mesures de conservation incluent l'ensemble des fonds, la restauration ne touche qu'une petite part des documents. L'activité du restaurateur s'apparente de ce fait à la médecine de pointe. Pour la grande masse des archives, de telles interventions ne sont heureusement pas nécessaires. Quant aux documents sérieusement atteints, ils ne peuvent être reconstitués qu'en partie. Pour le reste, il s'agit simplement de maintenir le statu quo et d'empêcher des dégradations futures. Contrairement aux pratiques antérieures, les principes qui régissent aujourd'hui la profession exigent que les mesures de restauration soient nettement visibles, et qu'elles soient aussi réversibles.