A la fondation de l'Etat fédéral en 1848, les Archives confédérales, qui exis taient depuis la création de la République helvétique, ont été intégrées dans la nouvelle administration fédérale. Le premier règlement des Archives fédérales, de 1852, définit le but et les tâches des Archives, ainsi que les conditions d'utilisation des fonds historiques de la période antérieure à 1848; l'accès public aux archives de l'Etat fédéral n'est alors pas prévu. Ce règlement prescrit cependant à l'administration fédérale de verser ses documents aux Archives afin qu'ils y soient conservés et mis en valeur. Ces dispositions ont été révisées en 1864; le nouveau règlement précise les modalités de versement, de conservation, d'utilisation et de tri des archives; il contient aussi des instructions destinées aux responsables des services d'enregistrement de la Chancellerie fédérale et des départements, qui concernent la remise des documents aux Archives fédérales. Ces bases légales ont régi l'activité des Archives fédérales jusqu'en 1957, date de l'entrée en vigueur d'un nouveau règlement général. Les règles relatives à l'accès aux archives ont été fixées en 1944 dans un autre règlement qui prévoyait un délai de communicabilité de 50 ans. Le règlement de 1957 entérine par ailleurs deux initiatives prises à partir des années 1870, à savoir la collecte de documents pouvant servir à l'histoire de la Suisse, se trouvant dans les Archives et bibliothèques étrangères, et la création d'une "Section d'archives privées". Le règlement de 1957 a été remplacé en 1966 par le Règlement pour les Archives fédérales, encore en vigueur de nos jours. En 1973, le délai de communicabilité a été ramené à 35 ans; des réglementations spéciales s'appliquent toutefois aux documents soumis à la Loi sur la protection des données. L'actuel projet de Loi fédérale sur l'archivage tient compte des conditions nouvelles dans ce domaine: les compétences en matière d'archivage, notamment des institutions qui assument des tâches fédérales, y sont plus clairement réglementées; comme par le passé, les cantons règlent l'archivage eux-mêmes, même s'il s'agit de documents résultant des tâches effectuées pour le compte de la Confédération.

Le rôle dévolu à l'Etat fédéral a considérablement évolué depuis sa fondation en 1848. Les exigences auxquelles les Archives fédérales doivent satisfaire ont elles aussi beaucoup changé, imposant une nouvelle réflexion sur les activités archivistiques, et leur réappréciation. L'action des Archives fédérales se concentre actuellement sur deux points primordiaux: la "prise en charge systématique" des principaux documents des services tenus d'offrir leurs documents et la "communication active" des documents archivés au public et à l'administration.

La "prise en charge systématique" se traduit par un renforcement des activités dans le domaine du préarchivage (évaluation des documents à leur source de production, élaboration de concepts pour l'archivage de données électroniques, etc.). Pour l'administration, l'assistance fournie par les Archives fédérales en matière de tenue des dossiers et d'archivage constitue un apport essentiel à une gestion plus efficace de l'information.

La "communication active" doit permettre une amélioration de l'utilisation par le public et l'administration des documents archivés. Il s'agit là d'améliorer les instruments de recherche, de prodiguer des conseils aux usagers, de disposer d'une salle de lecture aménagée au mieux, de fournir un accès informatisé aux instruments de recherche et aux banques de données complémentaires. A cela s'ajoutent la collaboration à des projets de recherche, l'organisation d'expositions et de colloques, la contribution à diverses publications.