La Suisse possède un éventail très diversifié en fait d'Archives; cette diversité est remarquable non seulement en ce qui concerne leur étendue, leur infrastructure humaine et matérielle, mais aussi quant à leurs compétences et leurs fondements juridiques. Le présent exposé a été rédigé selon le point de vue d'un responsable d'Archives publiques (cantonales) dotées d'une infrastructure bien développée.

 

Les Archives en tant que service administratif

 

De tout temps, les Archives publiques ont été un instrument de travail au service des autorités et de l'administration de la communauté dont elles conservent les documents. Durant le XlXe siècle encore, les archives étaient considérées par principe comme matière à secrets, vu que la politique relevait des privilèges d'une classe dirigeante qui n'était encore soumise à aucun contrôle démocratique. A une époque où le principe de la publicité essaie d'amener les rapports entre le peuple et les autorités à une nouvelle entente se basant sur la transparence et la confiance, les organismes de l'Etat ont perdu le droit exclusif de recourir aux archives; mais, tout comme autrefois, les Archives restent la "mémoire" des autorités et de l'administration: elles conservent les titres d'une communauté (qui, par exemple, lors de corrections de frontières ou d'octrois de subventions deviennent tout à coup très actuels), elles contribuent à garantir les droits (par exemple dans la pratique des tribunaux) et peuvent influencer la prise de décision des autorités (par exemple quand il s'agit de clarifier des arguments qui faisaient foi lors de décisions antérieures).

 

Il va de soi que l'étroite collaboration entre l'administration actuelle et les Archives - indispensable pour l'organisation efficace du versement des documents - sert également à l'accomplissement sans accroc du devoir d'information envers le public, et cela d'autant plus que l'époque est révolue où les fonctionnaires gardaient jalousement "leurs" archives des années durant, ne seraitce qu'en raison de l'utilisation rationnelle de l'espace dans les bâtiments administratifs. Il est en général du devoir de la direction des Archives de veiller à ce que les autorités compétentes reçoivent du service d'archives les informations souhaitées sous forme de rapports ou d'expertises, en même temps que tout document utile doit être mis à la disposition de l'administration pour qu'elle puisse effectuer ses propres recherches.

 

Les Archives en tant que source pour la recherche scientifique

 

Les rapports entre les Archives et leur clientèle scientifique sont en règle générale sans problème. Le chercheur - même s'il est débutant - a normalement un objectif scientifique bien défini, qu'il est en mesure d'énoncer de façon précise, de sorte que la consultation des instruments de recherche est à même de procurer les documents désirés en peu de temps, moyennant éventuellement quelques conseils oraux de collaboratrices ou collaborateurs des Archives. La salle de lecture doit être aménagée pour l'utilisation d'appareils électroniques; elle doit offrir assez de places pour que le public scientifique puisse bénéficier d'un endroit de travail fixe, permettant une recherche continue. Etant donné la mode actuelle des travaux en groupe, il est très souhaitable de mettre à la disposition de ces équipes des locaux de différentes grandeurs, où l'on peut converser sans déranger les autres lecteurs. Condition des plus favorables aussi: une salle de cours qui permette à un enseignant d'utiliser des documents originaux dans le cadre de travaux pratiques.

 

Une coutume en vogue actuellement chez certains étudiants pose de sérieux problèmes: il s'agit de lettres circulaires qui comprennent tout un catalogue de questions relatives à un sujet de recherche et qui servent à éviter l'étude parfois fastidieuse des sources. De tels renseignements ne doivent être fournis qu'en réponse à des demandes provenant de pays lointains, étant donné que l'étude personnelle des sources est certainement une partie essentielle de tout travail scientifique se reportant à des documents d'archives.

 

Les Archives et le grand public

 

Bien plus de la moitié des citoyennes et citoyens, sans formation scientifique spécifique, qui fréquentent les Archives, le font poussés par des intérêts généalogiques. Cette recherche de ses "propres racines" est certes légitime. Mais les Archives ne peuvent absorber l'afflux de demandes que si les diverses étapes du travail de recherche sont dûment organisées: présentation compréhensible des sources à consulter, bonne documentation cartographique, nombre suffisant d'appareils de lecture (lecteurs-reproducteurs) pour les microformes des sources les plus demandées (registres paroissiaux), bonne formation en langues étrangères du personnel de la salle de lecture (en langue anglaise aussi, vu que l'intérêt que suscitent les ancêtres suisses est très grand aux Etats-Unis). Pour les demandes écrites - soumises à bon droit à des émoluments - la préparation de formulaires est indiquée; une collaboration étroite avec les généalogistes professionnels est recommandée en vue de transmettre des mandats de recherche; de bons contacts avec les sociétés de généalogie et d'héraldique sont très utiles, notamment parce qu'elles initient le grand public à la recherche de ses ancêtres.

 

On remarque l'intérêt accru de particuliers ou de groupes, utilisateurs d'archives, en vue de rassembler la documentation nécessaire à la publication de monographies d'histoire locale ou de brochures célébrant un anniversaire. Dans ce cas, il vaut la peine d'avoir un entretien préliminaire portant sur la méthode de travail et les aides utiles à la lecture des écritures anciennes (cours, renvoi aux manuels didactiques appropriés). Depuis des lustres, les Archives de l'Etat de Berne proposent avec succès une semaine annuelle d'études paléographiques et d'initiation à l'histoire locale aux membres du corps enseignant. Le Gouvernement bernois a publié une "Image de marque" qui précise: "Par le biais de la protection des biens culturels, il s'agit de préserver le patrimoine de telle sorte que l'histoire de notre canton et les productions culturelles de ses habitants puissent se vivre au quotidien." En tant que services publics, les Archives ont à cet égard une tâche importante à accomplir, à laquelle elles ne peuvent se soustraire. La mise à disposition de sources permettant un "accès direct" au passé (archives iconographiques, cartes et plans historiques) doit ainsi retenir l'attention des archivistes, qui peuvent, par exemple, faire effectuer pour la salle de lecture des copies de consultation procurant une vue d'ensemble rapide sur le matériel documentaire disponible. Un usager qui quitte la salle de lecture satisfait est, en tant que citoyen muni du droit de vote, un "solde créditeur" lors de votations concernant l'aménagement des Archives!

 

Les Archives et les médias

 

Il est reconnu que les médias démontrent moins d'intérêt pour le "courant normal" que pour les "événements". Dès qu'il s'agit d'éclaircir certaines phases obscures du passé national, ce sont les Archives qui avancent aux feux de la rampe, sans que les archivistes aient à en prendre l'initiative! Mais il est aussi possible de créer de toutes pièces certains événements qui attireront l'intérêt des médias: le vernissage d'une exposition, l'achèvement d'un travail de recherche se basant sur des archives jusqu'alors inexploitées, la présentation d'un travail de restauration réussi, etc.

 

Les bonnes relations avec les journalistes - qui travaillent toujours sous pression - existent surtout lorsque les archivistes se montrent disposés à répondre rapidement aux souhaits des médias: communiquer un document iconographique ou présenter succinctement, mais avec compétence un fait historique. En contrepartie, les médias (surtout la presse écrite) sont volontiers enclins à donner, le cas échéant, une place de choix à un article provenant des Archives, pour autant qu'il ne soit pas trop poussiéreux!

 

Remarques finales

 

Les tâches principales de l'archiviste sont et demeurent la collecte, le classement et la description, ainsi que la conservation des fonds dont ses Archives ont la charge. La diminution des finances publiques nous oblige à utiliser après mûre réflexion et avec modération les ressources tant matérielles qu'humaines. A l'occasion de chaque décision interne les concernant, les Archives ne doivent donc pas omettre d'évaluer également les conséquences qui en découlent pour les usagers - et tout spécialement pour le "grand public" - qu'il s'agisse de l'établissement d'instruments de recherche, de l'adoption de mesures de conservation ou de la résolution de questions bibliothéconomiques. Nous avons là une obligation, mais aussi une chance! Qui travaille depuis de nombreuses années dans le monde archivistique sait par expérience que les archives privées contiennent souvent des documents d'un intérêt indéniable, précieux compléments des fonds conservés par les services d'archives publics. Quand l'appréhension du public envers les Archives aura été abolie, de nombreux documents privés prendront le chemin des Archives, documents qui auraient été perdus à tout jamais pour la postérité. La proximité du citoyen - cette exigence adressée à toute administration - est en somme pour les responsables des services d'archives une pierre de touche de leur compétence.